Kosten van een document
Uit onderzoek dat wij hebben laten uitvoeren door Strategy Partners blijkt dat de kosten om een AdHoc document op te stellen rond de €35,- ligt.
Deze kosten zijn onderverdeeld in:

Business correspondence met SmartDocuments is binnen één jaar terug verdient. Indien u overgaat op electronische verzending is de terugverdientijd slechts een paar maanden.

Besparen met SmartDocuments
Een investering in SmartDocuments verdient zichzelf snel terug. Door de automatisering en standaardisering van uw documentproces bespaart u namelijk direct op de kosten van documentcreatie. Integreert u SmartDocuments met uw DMS, dan bespaart u ook op de opslag van uw documenten.

Voordelen

• Uw medewerkers werken efficiënter en effectiever: ze besparen tijd en (veel) geld door simpel en snel foutloze documenten te maken.
• Voor het beheer en maken van sjablonen hoeft u geen externe consultants of programmeurs in te huren. Dit houdt u in eigen hand.
• Bovendien kunt u in veel gevallen besparen op zogenaamde out-of-pocket-kosten zoals de kosten van voorbedrukt briefpapier.

Maar dat is nog niet alles. Door de voortdurende ontwikkeling van onze software is uw investering er één voor de toekomst. Een toekomst waarin u meer grip krijgt op uw wereld van documenten.

Besparing becijferd: Länsstyrelsen in Zweden
In december 2010 is SmartDocuments succesvol geïmplementeerd bij de regionale overheidsinstelling ‘Länsstyrelsen’ in Zweden. De SmartDocuments-software wordt daar nu gebruikt door alle 5.500 medewerkers. In het selectietraject heeft Länsstyrelsen SmartDocuments uitgebreid getest,  de consequenties en de besparingsmogelijkheden berekend. Uit de businesscase bleek dat bij Länsstyrelsen op documentcreatie alleen al een besparing van zo’n 90.000 uur per jaar gerealiseerd wordt door de implementatie van SmartDocuments. Dit komt overeen met maar liefst 51 FTE. En hierbij zijn alleen nog maar de openbare documenten meegeteld, dus bijvoorbeeld niet de interne documenten. Ook is de besparing op het vlak van beheer en opslag in het Document Management Systeem nog buiten beschouwing gelaten.